ERP pronto ou sistema sob medida: como decidir
A escolha entre ERP pronto e sistema sob medida depende de onde está o diferencial competitivo da empresa. Processo padrão de mercado (folha, emissão fiscal, contabilidade) compensa comprar pronto, porque o custo do desenvolvimento já foi dividido por milhares de empresas. Processo que é o motivo pelo qual o cliente escolhe a sua empresa raramente cabe em sistema de prateleira sem perder o que o torna diferente.
A pergunta costuma ser colocada como uma disputa entre duas opções. Na prática, a resposta certa quase sempre envolve as duas ao mesmo tempo.
O critério que resolve 90% dos casos
Pergunte onde está o seu diferencial competitivo.
Se o processo é padrão de mercado (folha de pagamento, emissão fiscal, contabilidade, obrigação acessória) compre pronto. Dezenas de milhares de empresas pagaram pelo desenvolvimento e você usa por uma fração. Construir isso sob medida é queimar dinheiro para chegar no mesmo lugar.
Se o processo é o motivo pelo qual o cliente escolhe você, sistema de prateleira vai forçar você a operar igual ao concorrente. Aí sob medida se paga, não pelo software, mas por preservar o que te diferencia.
O padrão real: os dois
O desenho mais comum em empresa de porte médio bem resolvida é: ERP pronto cuidando do administrativo padrão + sistema sob medida cuidando do processo específico + integração entre os dois.
Isso costuma custar menos que qualquer um dos extremos, porque você não paga para reconstruir o que já existe pronto nem se obriga a caber onde não cabe.
A comparação honesta de custo
| ERP de prateleira | Sob medida | |
|---|---|---|
| Entrada | R$ 0 a R$ 15.000 | R$ 12.000 a R$ 60.000 |
| Mensalidade | R$ 400 a R$ 6.000 | R$ 0 a R$ 800 (infra) |
| Prazo até usar | 4 a 12 semanas | 5 a 10 semanas |
| Adaptação ao seu processo | Você se adapta | Ele se adapta |
| Em 5 anos | Mensalidade acumulada | Custo fixo + evolução |
O item que quase nunca entra na conta é o custo de adaptação: o que a empresa gasta em produtividade perdida e retrabalho para se encaixar no processo que o sistema pronto impõe. É invisível no orçamento e real na operação.
O sinal de que chegou a hora de mudar
Quando o ERP cobre uns 60% e o resto vive em planilha paralela (o padrão mais comum que encontro) a resposta raramente é trocar de ERP. É integrar o que falta e automatizar as pontas. Custa entre 10% e 25% da troca e não interrompe a operação.